Gujarat Board GSEB Textbook Solutions Class 11 Commercial Correspondence and Secretarial Practice Chapter 3 वाणिज्यिक पत्रों का बाह्य-ओप (आवरण) Textbook Exercise Important Questions and Answers, Notes Pdf.

Gujarat Board Textbook Solutions Class 11 Commercial Correspondence Chapter 3 वाणिज्यिक पत्रों का बाह्य-ओप (आवरण)

GSEB Class 11 Commercial Correspondence वाणिज्यिक पत्रों का बाह्य-ओप (आवरण) Text Book Questions and Answers

स्वाध्याय
1. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दिये गये विकल्पों में से सही विकल्प पसन्द करके लिखि।

प्रश्न 1.
वाणिज्यिक पत्र को सामान्य रूप से लिफाफे में रखने से पहले अधिक से अधिक कितने सल (Fold) करने चाहिए ।
(A) 2
(B) 3
(C) 4
(D) 5
उत्तर :
(B) 3

प्रश्न 2.
वाणिज्यिक पत्र में कागज सामान्य रूप से कौन-सी साईज का होता है ?
(A) A – 2
(B) A – 1
(C) A – 4
(D) A – 3
उत्तर :
(C) A – 4

प्रश्न 3.
पत्र के नीचे/निम्न भाग में स्थित हॉसिया लगभग कितना होता है ?
(A) 0.5″
(B) 1″
(C) 1.5″
(D) 2″
उत्तर :
(C) 1.5″

प्रश्न 4.
लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का पता आकर्षक रूप से किस स्थान पर लिखा जाना चाहिए ?
(A) नीचे
(B) मध्य में
(C) बायीं तरफ
(D) उपर
उत्तर :
(B) मध्य में

प्रश्न 5.
पत्र के बाह्य स्वरूप को आकर्षक बनाने के लिए निम्न में से किस बात को ध्यान में लिया जाता है ?
(A) टाइपिंग
(B) हाँसिया
(C) सल
(D) कागज पर लेखन
उत्तर :
(D) कागज पर लेखन

प्रश्न 6.
सामान्यतः पत्र के दाहिनी तरफ के हाँसिये में कितनी जगह छोड़नी पड़ती है ?
(A) 1 इंच
(B) 1.5 इंच
(C) 2 इंच
(D) 3
उत्तर :
(A) 1 इंच

प्रश्न 7.
इंच सामान्यत: पत्र जैसे कि टेलीफोन बिल, बीमा कम्पनी की रसीद आदि कौन से लिफाफे द्वारा भेजी जाती है ?
(A) बन्द
(B) खुला
(C) खिड़कीवाला
(D) इनमें से कोई नहीं
उत्तर :
(C) खिड़कीवाला

प्रश्न 8.
सामान्यतः पत्र के बायीं तरफ के हाँसिये में कितनी जगह छोड़ी जाती है ?
(A) 3 इंच
(B) 2 इंच
(C) 1.5 इंच
(D) 1 इंच
उत्तर :
(C) 1.5 इंच

प्रश्न 9.
सामान्यत: गोपनीय माहिती के लिए इनमें से कौन-सा लिफाफा पसन्द नहीं किया जाता ?
(A) खुला
(B) बन्द
(C) खिड़कीवाला
(D) उपरोक्त सभी
उत्तर :
(C) खिड़कीवाला

प्रश्न 10.
सामान्य रूप से दो लाईनों के मध्य (Line Spacing) जगह कितने प्रकार की होती है ?
(A) 1.00, 2.00, 3.00
(B) 1.50, 2.00, 2.50
(C) 1.00, 1.15, 1.50
(D) इनमें से कोई नहीं
उत्तर :
(C) 1.00, 1.15, 1.50

2. निम्न पर संक्षिप्त में टिप्पणी लिखिए ।

प्रश्न 1.
वाणिज्यिक पत्र के लिए कागज का चुनाव :
उत्तर :
पत्र जिस कागज पर लिखा जाता है उस कागज का कद, रंग और गुणवत्ता – यह तीनों बातें महत्त्वपूर्ण मानी जाती है । सामान्यतः
ऐसे कागज का माप A – 4 होता है । सानुपात मापवाले कागज पर लेखन व्यवस्थित रूप से लिख सकते है । अन्तर्राष्ट्रीय स्तर पर आजकल सामान्यरूप से A सिरीज के अलग-अलग माप के कागज का उपयोग किया जाता है, और इसके अनुसार वाणिज्यिक विषयक पत्रव्यवहार या कम्प्यूटर से प्रिन्टिंग के लिए A – 4 माप का उपयोग होता है । जिसका माप 8.3″ × 11.7″ होता है । पत्र हेतु कागज का रंग सामान्यतः सफेद (Snow white) होता है । कभी कई संस्थाएँ हल्का रंग (Pasted Shades) के कागज का पत्रलेखन हेतु उपयोग करते है । हल्के रंग में हल्का आसमानी, हल्का पीला अथवा हल्का गुलाबी रंग का समावेश हो सकता है । कागज जो पत्र हेतु काम में लाया जा रहा हो वह ऐसा होना चाहिए कि जिस पर स्याही न फैले । इसके उपरांत वाणिज्यिक पत्रों के छेद करके विभिन्न फाईलों
में फाइल करना होता है । जिससे उच्च गुणवत्तावाला कागज के उपयोग से पत्र खराब होने अथवा फट जाने का डर नहीं रहता ।

प्रश्न 2.
वाणिज्यिक पत्र का सल (Fold) :
उत्तर :
वाणिज्यिक पत्र को लिफाफे में रखते समय कागज के सल को ध्यान में लेना अनिवार्य है । इसके लिए लिफाफा पसन्द करना जरूरी है । माना कि छोटा लिफाफा हो तो कागज का तीन-चार सल लम्बा अथवा चौड़ा सल करके लिफाफे में डाला जायेगा तो डल जायेगा, लेकिन ऐसा पत्र, पत्र प्राप्तकर्ता के मन में पत्र लिखनेवाले के प्रति अच्छी शारख नहीं उत्पन्न करेगी । इसलिए कागज का सल व्यवस्थित हो यह जानना अनिवार्य है । कागज, या जिस पर पत्र लिखा गया हो उसको लिफाफे में रखने के पहले सामान्य रूप से अधिक से अधिक तीन सल किये जा सकते है । सबसे पहले हाँसिया जितनी जगह के लिये खड़ा सल किया जाना चाहिए । उसके बाद लिफाफे के कद के प्रमाण में चौड़े दो सल करने से कागज को तीन अथवा चार भाग में बाँटा जाता है । ऐसा करने से सामनेवाले पक्ष को लिफाफा खोलकर पत्र को पढ़ने में सरलता रहती है और इनको फाईलिंग करने में भी सरलता रहती है ।

प्रश्न 3.
वाणिज्यिक पत्रव्यवहार में लिफाफा और उस पर लेखन का महत्त्व :
उत्तर :
लिफाफा (Envelope) : लिफाफे का कागज उचित गुणवत्तावाला और आकर्षक होना चाहिए । पत्रलेखन से पूर्व पत्र का बाह्य ओप
प्रथम नजर समक्ष आता है, परन्तु इससे पहले पत्र जिसमें भेजा जाता है वह नजर समक्ष आता है । पत्र के वाचन का आकर्षण उसके लिफाफे की सुन्दरता से आता है । इसलिए लिफाफा अत्यन्त जरूरी, योग्य आकार का हो यह आवश्यक है । पत्र के साथ संलग्न सामग्री लिफाफे में योग्य रूप से आ जाय इस तरह से लिफाफे का आकार होना चाहिए । सामान्यतः भारतीय जीवन बीमा निगम की रसीदें, सामान्य बीमा निगम की रसीदें, शेयर के रिफन्ड ऑर्डर अथवा अन्य कम्पनी के सूचना देनेवाले पत्रों के लिए पारदर्शक खिड़कीवाले लिफाफे अधिक उपयोग में लाये जाते हैं ।

इसमें पत्रों के सल इस तरह से मोड़े जाते हैं कि जिससे पत्र पर लिख्ने प्राप्तकर्ता के पते उपर के हिस्से में पारदर्शक खिड़की के बिलकुल नीचे आ जाय । यह विधि अपनाने से टाइपिस्ट का काम कम हो जाता है । उन्हें दुबारा लिफाफे पर पता नहीं लिखना पड़ता । पारदर्शक हिस्सा होने से पत्र में लिखे पते को आसानी से स्पष्ट रूप से पढ़ा जा सकता है । गोपनीय माहिती के लिए खिड़कीवाला लिफाफा पसन्द नहीं किया जाता ।

* लिफाफे पर का विवरण का महत्त्व (Superscription) : लिफाफे के उपरी भाग में भी बहुत-सी बातें लिखी जाती है । जो व्यक्ति/ पीढ़ी/संस्था पत्र भेजती है उसका नाम व पता, पिन कोड नम्बर के साथ सामान्य रूप से लिफाफे की बायीं ओर लिखा जाता है तथा पत्र प्राप्तकर्ता व्यक्ति/पीढ़ी/संस्था का नाम, पता, पिनकोड़ नम्बर के साथ लिफाफे के मध्य से लिखा जाता है । पत्र के महत्त्व के अनुसार पत्र भेजने के लिए लिफाफे पर बुक-पोस्ट, रजि. ए.डी., यु.पी.सी. आदि डाक भेजने की पद्धति का उल्लेख किया गया होता है । पत्र लेखन के सन्दर्भ में उपरोक्त समग्र बातों को ध्यान में रखकर पत्र का बाह्य ओप आकर्षक बनता है । केवल बाह्य-ओप ही सम्भावित ग्राहकों को वास्तविक ग्राहक में परिवर्तित नहीं कर सकता लेकिन पत्र के अन्दर की लिखावट और उसकी शैली ग्राहक को किसी भी उत्पादन को क्रय करने हेतु आकर्षित करती है।

3. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर मुद्दासर दीजिए ।

प्रश्न 1.
वाणिज्यिक पत्र के कागज का चयन करते कौन-सी तीन बातों को ध्यान में रखकर किया जाता है ?
उत्तर :
निम्न तीन बातों को ध्यान में लेकर वाणिज्यिक पत्र के कागज का चयन/चुनाव किया जाता है :

1. कागज का कद/आकार
2. कागज का रंग
3. कागज की गुणवत्ता

प्रश्न 2.
वाणिज्यिक पत्र में चारों ओर छोड़ी जानेवाली जगह (हाँसिया) के बारे में समझाइए ।
उत्तर :
हाँसिया (Margin) : पत्र के चारों ओर लिया जानेवाला हाँसिया पत्र की सुन्दरता बढ़ाता है । सामान्यतः पत्र के बायीं तरफ हाँसिये
में इतनी जगह उपलब्ध होनी चाहिए कि जिससे पत्रों को फाइल करने में अनुकूलता रहे । पत्र के निम्न हिस्से का हाँसिया लगभग डेढ़ ईंच की जगह रखता है और दाहिनी ओर के हाँसिये में एक ईंच की जगह होनी चाहिए । छोटे हाँसियेवाले पत्र में लिखावट पर्याप्त मात्रा में होने पर भी पत्र भरा हुआ दिखाई दे यह उचित नहीं है ।

सामान्यत: दाहिनी तरफ का हाँसिया 1″ और बायीं तरफ का हाँसिया 1.5″ का रखा जाता है । कई लेखक पत्रलेखन में समान मात्रा में जगह छोड़ना पसन्द करते है ।

प्रश्न 3.
वाणिज्यिक पत्र में टाइपिंग के बारे में समझाइए ।
उत्तर :
टाइपिंग (Typing) : पत्र के लिए कागज चाहे कितनी भी गुणवत्तावाला क्यों न हो लेकिन उसका लेखन सुयोग्य, सुवाच्य और मरोड़दार अक्षरों में न लिखा जाय तो पत्र का उद्देश्य सिद्ध नहीं हो सकता । अब तो हस्तलिखित पत्रों का उपयोग कम हो गया है । टाइपराइटर्स और विशेष रूप से इलेक्ट्रोनिक टाइपराइटर्स द्वारा लिख्ने गये पत्रों की लिखावट आकर्षक, स्वच्छ, सुन्दर व एकरूप दिखाई देता है । आज के आधुनिक युग में कम्प्यूटर पर तैयार हुए और प्रिन्टर्स की सहायता से प्रिन्टेड पत्र अधिक प्रचलित हैं । जो कि पत्रलेखन सुन्दर बनाता है । तथा एक से अधिक पत्रों की नकल एकसाथ तुरन्त मिल जाती है । टाइपिंग मशीन से लेखन करते समय कार्बन के उपयोग से अधिक नकले प्राप्त की जा सकती है । टाइपिंग में दो लाइनों के मध्य की जगह अनुकूलता के अनुसार छोड़ी जाए तो पत्र आकर्षक दिखता है । सामान्य रूप से दो लाइनों के मध्य की जगह अर्थात् कि Line Spacing 1.0 व 1.15 और 1.5 प्रकार का होता है ।

प्रश्न 4.
पत्र के बाह्य आवरण (Appearance of a Letter) के बारे में संक्षिप्त में समझाइए ।
उत्तर :
पत्र का बाह्य-ओप (Appearance of a Letter) : किसी भी व्यक्ति या वस्तु का बाह्य-ओप अच्छा हो तो वह अन्य व्यक्तियों को तुरन्त प्रभावित कर सकता है । उपरोक्त बात वाणिज्यिक पत्रों के लिए भी उतनी ही सही कही जाती है । वाणिज्यिक पत्र की सफलता में उसका बाह्य स्वरूप महत्त्व का स्थान रखता है । जिस तरह सेल्समेन स्वच्छ व सुन्दर कपड़े, स्वच्छ चेहरा व आकर्षक व्यक्तित्व न रखता हो तो वह अपने ग्राहकों पर किसी भी प्रकार का प्रभाव नहीं डाल सकता व इन कारणों से ग्राहक के मन में कम्पनी के प्रति योग्य अभिगम उत्पन्न नहीं होता । इसी प्रकार पत्र भी कम्पनी का प्रतिनिधित्व करता है जिससे उसका बाह्यओप व स्वरूप ग्राहकों को आकर्षित करे यह महत्त्व का है । किसी भी पत्र के अन्दर की लिखावट से पूर्व पत्र का बाह्य-ओप अपनी नजर के सामने प्रकट होता है । पत्र के बाह्य ओप से वाचक वर्ग उसकी ओर आकर्षित होगा तथा पत्र के अन्दर का विवरण जानने के लिए उत्सुक होगा । पत्र के बाह्य-ओप या स्वरूप को आकर्षक बनाने के लिए निम्न बातों को ध्यान में लिया जाना चाहिए :

1. कागज का चुनाव (Paper)
2. टाइपिंग (Typing)
3. हाँसिया (Margin)
4. सल (Fold)
5. लिफाफा (Envelope)
6. लिफाफे पर लिखित पता / विवरण (Superscription)

4. निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर एक वाक्य में दीजिए :

प्रश्न 1.
वाणिज्यिक पत्रों का मूल्यांकन कितने प्रकार से किया जा सकता है ?
उत्तर :
वाणिज्यिक पत्रों का मूल्यांकन तीन प्रकार से किया जा सकता है :

1. पत्र का बाह्य ओप (Appearance)
2. पत्र का स्वरूप (Lay Out)
3. पत्र की शैली (Style)

प्रश्न 2.
सल (Folds) मोड़ते समय क्या ध्यान रखना चाहिए ?
उत्तर :
सामान्य रूप से पत्र में सल बनाते समय कागज का आकार, लिफाफे का आकार, एवं उसके साथ कितने संलग्न जोड़े जायेंगे उसकी गणना भी कर लेनी चाहिए ।

प्रश्न 3.
गोपनीय और अत्यन्त महत्त्व के कागजात के लिए कौन-से लिफाफे का उपयोग किया जाना चाहिए ?
उत्तर :
गोपनीय और अत्यन्त महत्त्व के कागजात/ पत्रों के लिए बन्द लिफाफे का उपयोग किया जाना चाहिए ।

प्रश्न 4.
वाणिज्य पत्र का स्वरूप किसे कहा जाता है ?
उत्तर :
वाणिज्यिक पत्र लिखने के लिए विशिष्ट प्रकार का गठन/संरचना जरूरी है । इसे ही वाणिज्यिक पत्र का स्वरूप कहते हैं ।

प्रश्न 5.
वाणिज्यिक पत्र की सफलता से कौन-सी बात महत्त्वपूर्ण स्थान रखती है ?
उत्तर :
वाणिज्यिक पत्र की सफलता में उनका बाह्य स्वरूप महत्त्वपूर्ण स्थान रखती है ।

प्रश्न 6.
कम्पनी के विषय में ग्राहक के मन में नकारात्मक छाप (अभिप्राय) कब बनती है ?
उत्तर :
अव्यवस्थित रूप से तैयार किये गये पत्र का आयोजन एवं बाह्य ओप कढंग लगता हो तो कम्पनी के सन्दर्भ में ग्राहक के मन में नकारात्मक छाप बन जाती है ।

प्रश्न 7.
प्रतिष्ठित व्यापारिक संस्थाएँ अपने पत्रों के लिए कैसे पेपर को पसन्द करती हैं ?
उत्तर :
प्रतिष्ठित व्यापारिक संस्थाएँ अपने पत्रों के लिए अच्छे बोन्ड पेपर का चुनाव करते हैं ।

प्रश्न 8.
कागज चाहे जितनी गुणवत्तावाला क्यों न हो परन्तु पत्र का उद्देश्य कब सिद्ध नहीं हो सकता ?
उत्तर :
कागज चाहे जितनी गुणवत्तावाला क्यों न हो परन्तु उसका लेखन सुयोग्य, सुवाच्य और मरोड़दार अक्षरों में न लिखा गया हो तो पत्र का उद्देश्य सिद्ध नहीं हो सकता ।

प्रश्न 9.
आधुनिक समय में कौन-से पत्र बहुत ही प्रचलित बने हैं ?
उत्तर :
आज के आधुनिक युग में कम्प्यूटर पर तैयार किये गये एवं प्रिन्टर की मदद से प्रिन्टेड पत्र बहुत ही अधिक प्रचलित बने हैं ।

प्रश्न 10.
लिफाफे का कागज कैसा होना चाहिए ?
उत्तर :
लिफाफे का कागज ऊँची गुणवत्तावाला और आकर्षक होना चाहिए ।

प्रश्न 11.
लिफाफे के कद का आधार किस पर होता है ?
उत्तर :
लिफाफे के कद का आधार पत्र के साथ अन्य कितनी सामग्री संलग्न करनी है उस पर होता है ।

प्रश्न 12.
सामान्य रूप से लिफाफे के मध्य में क्या लिखा जाता है ?
उत्तर :
सामान्य रूप से लिफाफे के मध्य में पत्र प्राप्तकर्ता व्यक्ति/पेढ़ी/संस्था का नाम, पता, पिनकोड नम्बर आदि लिखा जाता है ।

प्रश्न 13.
लिफाफे के बायीं तरफ क्या लिखा जाता है ?
उत्तर :
लिफाफे के बायीं तरफ जिस व्यक्ति/पेढ़ी/संस्था पत्र भेजती है उनका नाम और पता, पिनकोड नम्बर आदि लिखा जाता है ।

5. निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर संक्षिप्त में दीजिए ।

प्रश्न 1.
पत्र लिखने के लिए कागज का माप प्रमाणसर किसलिए होना चाहिए ?
उत्तर :
पत्र लिखने के लिए कागज का माप इसलिए होना चाहिए कि अतिशय मोटाईवाले कागज में बनाये गये सल (Folds) विचित्र दिखाई देते है एवं अत्यन्त छोटी साइज के पत्रों की गणना हल्की कोटि में होती है ।

प्रश्न 2.
आधुनिक युग में कम्प्यूटर द्वारा तैयार एवं प्रिन्टर की मदद से प्रिन्टेड पत्र बहुत ही अधिक प्रचलित किसलिए बने हैं ?
उत्तर :
आधुनिक युग में कम्प्यूटर द्वारा तैयार और प्रिन्टर की मदद से प्रिन्टेड पत्र बहुत ही अधिक प्रचलित बने हैं क्योंकि इस पद्धति द्वारा तैयार किया गया लेखन पत्र को भव्य बनाता है । तथा इस पद्धति से एक से अधिक नकलों की आवश्यकता हो तो भी एकसाथ पर्याप्त नकले प्राप्त की जा सकती हैं ।

प्रश्न 3.
सामान्य प्रकार के पत्रों के लिए खिड़कीवाला लिफाफे का उपयोग होता है ।
उत्तर :
सामान्य प्रकार से पत्र जैसे कि जीवनबीमा निगम की रसीदे, शेयर का रिफण्ड ऑर्डर, टेलीफोन बिल, कम्पनी के बिल अथवा कम्पनी के सूचना देनेवाले पत्रों के लिए पारदर्शक खिड़कीवाले लिफाफे का उपयोग किये जाते हैं । इसमें पत्रों के सल इस प्रकार बनाकर मोड़े जाते हैं कि जिसमें पत्र पर लिख्ख प्राप्तकर्ता के पते उपर के हिस्से में पारदर्शक खिड़की के बिलकुल नीचे आ जाय । इस विधि के कारण टाइपिस्ट का काम कम हो जाता है । उसे दुबारा लिफाफे पर पता नहीं लिखना पड़ता ।

प्रश्न 4.
किसी भी पत्र का आकर्षण उनके लिफाफे से होता है । किस तरह ?
अथवा
लिफाफा बहुत ही आकर्षक और योग्य कद का होना चाहिए ।
उत्तर :
लिफाफे का चुनाव कागज के चुनाव जितना ही ध्यान रखना आवश्यक है । लिफाफे का कागज उचित गुणवत्तावाला एवं आकर्षक होना चाहिए । पत्रलेखन से पूर्व का बाह्य ओप प्रथम नजर समक्ष आता है परन्तु इससे पहले पत्र जिसमें भेजा जाता है वह नजर समक्ष आता है । पत्र के वाचन का आकर्षण उसके लिफाफे की सुन्दरता से आता है । इसलिए लिफाफा अत्यन्त आवश्यक, योग्य आकार का हो यह आवश्यक है ।