Gujarat Board Textbook Solutions Class 11 Commercial Correspondence Chapter 6 ऑर्डर देते, अमल करते और रद्द करते हुए पत्र
Gujarat Board GSEB Textbook Solutions Class 11 Commercial Correspondence and Secretarial Practice Chapter 6 ऑर्डर देते, अमल करते और रद्द करते हुए पत्र Textbook Exercise Important Questions and Answers, Notes Pdf.
Gujarat Board Textbook Solutions Class 11 Commercial Correspondence Chapter 6 ऑर्डर देते, अमल करते और रद्द करते हुए पत्र
GSEB Class 11 Commercial Correspondence ऑर्डर देते, अमल करते और रद्द करते हुए पत्र Text Book Questions and Answers
स्वाध्याय
1. निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दिये गये विकल्पों में से सही विकल्प पसन्द करके लिखिए ।
प्रश्न 1.
वाणिज्यिक पत्र के संदर्भ में ऑर्डर देता पत्र किस प्रकार कहलाता है ?
(A) मालसामान और पूछताछ करता पत्र
(B) मालसामान भेजने का निवेदन करता पत्र
(C) मालसामान के बारे में जानकारी देता पत्र
(D) मालसामान भेजता पत्र
उत्तर :
(B) मालसामान भेजने का निवेदन करता पत्र
प्रश्न 2.
ऑर्डर देता पत्र क्रेता और विक्रेता के मध्य कैसा करार है ?
(A) वणलख्यो करार
(B) मौखिक करार
(C) लिखित करार
(D) समझौता करार
उत्तर :
(C) लिखित करार
प्रश्न 3.
‘ऑर्डर’ शब्द का सामान्य रूप से अर्थ होता है ।
(A) अनुबन्ध
(B) आदेश
(C) प्रार्थना
(D) प्रारम्भिक ऑर्डर
उत्तर :
(B) आदेश
प्रश्न 4.
मालसामग्री माँग पत्र व्यापार की भाषा में क्या बन जाता है ?
(A) ऑर्डर
(B) दस्तावेज
(C) करार-अनुबन्ध
(D) माँग
उत्तर :
(C) करार-अनुबन्ध
प्रश्न 5.
सामान्यतः पूछताछ के प्रत्युत्तर के साथ कौन-से पत्र को संलग्न किया जाता है ?
(A) निवेदन
(B) मूल्य-पत्रक
(C) कवरिंग पत्र
(D) करार-पत्र
उत्तर :
(C) कवरिंग पत्र
प्रश्न 6.
जब किसी मालसामान का जोखिम के सामने रक्षण हेतु बीमा लिया हो तो साथ में क्या संलग्न करना चाहिए ?
(A) बीजक
(B) स्वीकृति पत्र
(C) बिल्टी
(D) बीमा की रसीद
उत्तर :
(D) बीमा की रसीद
प्रश्न 7.
ग्राहक द्वारा भेजे गए ऑर्डर का किस तरह अमलीकरण हो यह महत्त्व की बात है ?
(A) तुरन्त ही
(B) तेजी से
(C) कुछ समय के पश्चात्
(D) समय पर
उत्तर :
(D) समय पर
प्रश्न 8.
ऑर्डर रद्द करते पत्रों की गणना किन बातों के लिए होनी चाहिए ?
(A) अधिकृत
(B) अनिच्छनीय
(C) निंदनीय
(D) इनमें से कोई नहीं
उत्तर :
(B) अनिच्छनीय
प्रश्न 9.
ऑर्डर रद्द करने का सूचन करते समय कैसा कारण विस्तारपूर्वक प्रस्तुत करना चाहिए ?
(A) योग्य
(B) अनुचित
(C) गुणवत्ता
(D) मन्दी
उत्तर :
(A) योग्य
प्रश्न 10.
ऑर्डर पत्रक के स्वरूप में दिये जानेवाले ऑर्डर के साथ कौन-सा पत्र अनिवार्य हैं ?
(A) कवरिंग पत्र
(B) पूछताछ पत्र
(C) आवेदन पत्र
(D) निवेदन पत्र
उत्तर :
(A) कवरिंग पत्र
2. निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर एक वाक्य में दीजिए ।
प्रश्न 1.
मालसामान का निवेदन करता पत्र किस नाम से पहचाना जाता है ?
उत्तर :
ऑर्डर देता पत्र के नाम से पहचाना जाता है ।
प्रश्न 2.
वाणिज्यिक पत्रों के संदर्भ में ‘ऑर्डर रद्द करता पत्र’ से आप क्या समझते है ?
उत्तर :
ग्राहक अथवा व्यापारी द्वारा ऑर्डर देने बाद यदि विक्रयकर्ता समय पर माल न भेजने की स्थिति में, माँग में परिवर्तन होने की स्थिति में या अन्य किसी कारणवश माल न भेजने के लिए लिखा गया पत्र अर्थात् ‘ऑर्डर रद्द करता पत्र’ ।
प्रश्न 3.
ऑर्डर रद्द करने के लिए ग्राहक को सर्वप्रथम क्या करना चाहिए ?
उत्तर :
ग्राहक को सर्वप्रथम टेलीफोन या अन्य माध्यम द्वारा विक्रयकर्ता को ऑर्डर रद्द करने की जानकारी शीघ्र देनी चाहिए । उसके बाद ऑर्डर रद्द करता पत्र लिखकर उसमें ऑर्डर रद्द करने का कारण प्रस्तुत करना चाहिए ।
प्रश्न 4.
ऑर्डर का अमल करते पत्र के साथ सन्दर्भ स्वरूप में क्या क्या भेजना चाहिए ?
उत्तर :
आवरण पत्र Covering Letter अथवा सर्वप्रथम ग्राहक के ऑर्डर पत्र क्रमांक, तारीख और भेजे जानेवाले मालसामान का उल्लेख करके ग्राहक ने ऑर्डर दिया है, इसके बदले में आभार मानना चाहिए तथा इसके साथ बिल, ट्रान्सपोर्ट की रसीद, रेलवे रसीद आदि संलग्न करना चाहिए ।
प्रश्न 5.
ऑर्डर देते पत्र के अन्त में ग्राहक को कैसा व्यवहार बताना चाहिए ?
उत्तर :
ग्राहक को पत्र के अन्त में, जो मालसामान भेजा जायेगा उसकी गुणवत्ता संतोषजनक होगी तो भविष्य में बड़ा ऑर्डर देंगे ऐसा व्यवहार बताना चाहिए ।
प्रश्न 6.
वाणिज्यिक पत्रों के संदर्भ में ऑर्डर का अर्थ क्या होता है ?
उत्तर :
वाणिज्यिक पत्रों के संदर्भ में ‘ऑर्डर’ का अर्थ मालसामग्री भेजने की ‘प्रार्थना’ से है ।
प्रश्न 7.
कौन-से ऑर्डर पत्रक का उपयोग करना हितकर समझते हैं ?
उत्तर :
निश्चित प्रारूपानुसार छपे ऑर्डरपत्रक का उपयोग करना अधिकांश हितकर समझते हैं ।
प्रश्न 8.
ऑर्डर का समय पर अमल न हो तो क्या किया जाना चाहिए ?
उत्तर :
ऑर्डर का समय पर अमल न होने पर व्यापारी द्वारा अपनी सत्य बात बताकर क्रेता व्यापारी अथवा ग्राहक को संतोष दिया जाना चाहिए तथा उस ऑर्डर के अमल के लिए तीव्र उठाए गए कदम का निर्देश किया जाना चाहिए ।
प्रश्न 9.
ऑर्डर देनेवाले पत्र को कैसी कड़ी माना जाता है ?
उत्तर :
ऑर्डर देनेवाले पत्र एक ऐसी कड़ी है जो कानून की दृष्टि से क्रेता और विक्रेता को जोड़ती है ।
प्रश्न 10.
जब ऑर्डर दिया जाता है तब कौन-सी प्रक्रिया प्रारम्भ होती है ?
उत्तर :
जब छोटे या बड़े पैमाने में ऑर्डर दिया जाय तब समय, शक्ति व मुद्रा के उपयोग द्वारा माल-सामग्री के स्थलान्तरण की प्रक्रिया का प्रारम्भ होता है ।
प्रश्न 11.
ऑर्डर देने की प्रक्रिया में चौकसी रखना किसलिए जरूरी होता है ? ।
उत्तर :
ऑर्डर देने की प्रक्रिया में असुविधा व गैरसमझ उत्पन्न न हो इसलिए चौकसी रखना जरूरी होता है ।
प्रश्न 12.
ऑर्डर-पत्रक का सबसे बड़ा लाभ क्या होता है ?
उत्तर :
ऑर्डर-पत्रक का सबसे बड़ा लाभ यह है कि कभी-कभी ग्राहक को उद्देशित आवश्यक सूचनाएँ भी लिखी होती हैं, जिससे ऑर्डर देते समय छूट जाने की सम्भावना नहींवत् रहती है ।
प्रश्न 13.
विक्रेता को ग्राहक द्वारा पूछताछ का पत्र किसलिए लिखा जाता है ?
उत्तर :
जब ग्राहक थोकबंद खरीदी करना चाहता हो तथा इससे सम्बन्धित बातों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए विक्रेता को पूछताछ का पत्र लिखा जाता है ।
प्रश्न 14.
प्रत्येक ऑर्डर विक्रेता और क्रेता को कैसा अवसर प्रदान करते हैं ?
उत्तर :
प्रत्येक ऑर्डर विक्रेता और क्रेता के साथ एकदूसरे को लाभदायी बने ऐसे अटूट, दीर्घकालीन व्यापारी सम्बन्धों को बनाये रखने तथा उसे टिकाये रखने के अवसर प्रदान करते है ।
प्रश्न 15.
विक्रेता द्वारा क्रेता का ऑर्डर कब रद्द करना पड़ता है ?
उत्तर :
कच्चे माल की अपर्याप्तता, श्रमिकों की हड़ताल, प्राकृतिक व कृत्रिम आपत्तियाँ और परिवार में किसी का अवसान इत्यादि अनेक कारणों से विक्रेता द्वारा क्रेता का ऑर्डर रद्द करना पड़ता है ।
3. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर संक्षिप्त में दीजिए :
प्रश्न 1.
ऑर्डर से आप क्या समझते हैं ?
उत्तर :
ग्राहक को जो माल की आवश्यकता होती है इसके लिए विक्रेता को पूछताछ के पत्र लिखता है । इस पत्र के प्रत्युत्तर में विक्रेता क्रेता को अपने माल का मूल्य के बारे में जानकारी प्रदान करता है । अगर क्रेता को मूल्य एवं व्यापारिक शर्ते आदि अनुकूल लगे तो आवश्यक मालसामग्री क्रय हेतु ऑर्डर देता है । आवश्यक मालसामग्री का ऑर्डर देने से ऑर्डर एक प्रकार का कानूनी दायित्व बन जाता है । एक बार ऑर्डर देने के बाद क्रेता को माल स्वीकारने एवं मुद्रा भुगतान का उनका दायित्व रहता है ।
प्रश्न 2.
ऑर्डर पत्रों का क्या महत्त्व होता है ?
उत्तर :
ऑर्डर पत्रों का महत्त्व निम्नलिखित रूप से है :
- ऑर्डर पत्र यह क्रेता और विक्रेता के मध्य हुए सौदे का प्रमाण है ।
- माल-सामग्री माँग का व्यापार की भाषा में एक अनुबन्ध/करार बन जाता है ।
4. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर विस्तार से दीजिए ।
1. ‘ऑर्डर देते पत्र’ लिखते समय ध्यान में रखने योग्य सावधानियाँ बताइए ।
उत्तर :
‘ऑर्डर देते पत्र’ में निम्नलिखित निश्चित बातों का स्पष्टीकरण होना चाहिए :
- माल-सामग्री जो मंगानी हो उसका सम्पूर्ण वर्णन, गुणवत्ता व मात्रा स्पष्ट रूप से दर्शानी चाहिए ।
- जो माल-सामग्री क्रय करनी हो उसका केटलॉग या मूल्य पत्रिका में जो क्रम दर्शाया हो उसी क्रम में बताना चाहिए ।
- कोई विशेष मार्का या ISI मार्कावाली प्रमाणित वस्तु चाहिए तो उसका स्पष्ट उल्लेख किया जाना चाहिए ।
- माल का मूल्य निश्चित करने की स्पष्टता करना ।
- माल-सामग्री के मूल्य का भुगतान की रीति व माध्यम की स्पष्टता भी करनी चाहिए ।
- ऑर्डर के साथ अग्रिम राशि विक्रेता की मांग के अनुसार भेजनी हो तो चैक, डिमान्ड ड्राफ्ट द्वारा पत्र के साथ संलग्न है उसकी । स्पष्टता कर लेनी चाहिए ।
- शाख पर मालसामग्री चाहिए तो मुद्रा का भुगतान कितने समय अवधि में कर सकेंगे इसका उल्लेख किया जाना चाहिए ।
- मालसामान के साथ गारन्टी व वारन्टी कार्ड भेजने के लिए कहा जाय ।
- मालसामान के पैकिंग सम्बन्धी जानकारी प्रदान करना ।
- माल-सामग्री कौन-से परिवहन के साधन द्वारा भेजना होगा तथा माल बीमा करवाकर भेजना है अथवा नहीं इसकी स्पष्टता करना ।
- माल-सामग्री उतारने की स्पष्टता करना कि रेलवे स्टेशन, एस.टी. डिपो, अथवा आक्ट्राय नाका के बाहर अथवा अन्दर आदि बातों की स्पष्टता करना अनिवार्य होता है ।
- पत्र के समापन में भविष्य में भी ऐसे थोकबंद ऑर्डर दिये जाने का प्रयत्न किया जायेगा इस बात का उल्लेख किया जाना चाहिए ।
प्रश्न 2.
ऑर्डर की स्वीकृति और अमल के पत्रों से सम्बन्धित ध्यान में रखने योग्य सावधानियाँ अथवा बातें बताइए ।
उत्तर :
ऑर्डर की स्वीकृति और अमल के पत्रों से सम्बन्धित निम्नलिखित सावधानियाँ बरतनी पड़ती है :
- ग्राहक द्वारा ऑर्डर दिया है इसके बदले में उसका आभार मानना ।
- माल-सामग्री के बीजक की राशि बतानी चाहिए या ‘सम्भव हो तो आवश्यक प्रति पत्र के साथ संलग्न करना चाहिए ।
- माल किस परिवहन द्वारा भेजा गया है अथवा भेजा जानेवाला है यह दर्शाना चाहिए ।
- यदि मालसामग्री का बीमा लिया गया हो तो उसकी रसीद पत्र के साथ संलग्न करनी चाहिए ।
- मुद्रा भुगतान समय पर किया जाय इसका निवेदन करना ।
- ग्राहक की पैकिंग सम्बन्धी बात को ध्यान में लिया गया है यह बताना ।
- यदि मुद्रा का भुगतान बैंक के द्वारा होता हो तो बैंक में बीजक प्रस्तुत करके व्यापारी को उससे सम्बन्धित जानकारी देना ।
- आर्डर सम्बन्धी चौकसी, सावधानी व समयमर्यादा का पूरा ध्यान रखा गया है यह दर्शाना ।
- ग्राहक की सेवा में विक्रेता सदैव तैयार है ऐसी जानकारी देकर बड़े ऑर्डर की अपेक्षा का उल्लेख करना चाहिए ।
प्रश्न 3.
ऑर्डर का समयानुसार अमल न होने के विभिन्न कारण बताइए ।
उत्तर :
कई बार विक्रेता क्रेता के ऑर्डर का समय पर पालन नहीं कर पाता । इसके कुछ निम्न कारण होते है :
- कारखाना अथवा उत्पादन स्थल या गोदाम में आग लगने के कारण माल नष्ट हुआ हो ।
- कारखाने में मशीनरी को नुकसान होने से उत्पादन बन्द हो गया हो तब ।
- बीजली कटौती होती रहती है जिससे उत्पादन की गति कम हो गई हो तब ।
- उत्पादन स्थल पर कार्यरत कर्मचारियों के हड़ताल में जाने से ।
- उत्पादन हेतु जरूरी कच्चा माल न मिलता हो तब ।
- मांग व पूर्ति में अन्तर आ जाने पर ऑर्डर का समय पर अमल नहीं हो पाता ।
प्रश्न 4.
ऑर्डर रद्द करते पत्रों से सम्बन्धित ध्यान में रखने योग्य सावधानियाँ/बातें बताइए ।
उत्तर :
ऑर्डर रद्द करते पत्रों से सम्बन्धित ध्यान में रखने योग्य सावधानियाँ/बातें निम्नलिखित है :
- ऑर्डर रद्द करने का सूचन करते समय उचित कारण विस्तारपूर्वक प्रस्तुत किया जाना चाहिए ।
- यदि माल-सामग्री का विक्रेता पक्ष की लापरवाही के कारण ऑर्डर रद्द करना पड़े तो निश्चित तारीख के बाद माल-सामग्री पहुँचे तो भी उसको स्वीकार नहीं किया जायेगा इसकी स्पष्टता करना चाहिए ।
- परिस्थितिवश पत्रों की शैली बदले तो पत्रलेखन के समय सौजन्यपूर्ण भाषा का ही उपयोग करना चाहिए ।
- माल-सामग्री में परिवर्तन या आंशिक रूप से ऑर्डर रद्द करने का सूचन करते पत्र को नये ऑर्डर के पत्र जितना ही महत्त्व दिया जाना चाहिए ।
- यदि ग्राहक द्वारा ऑर्डर के समय आंशिक भुगतान किया गया हो तो ऑर्डर रद्द करने की परिस्थिति में वापिस प्राप्त करने की व्यवस्था सम्बन्धी स्पष्टीकरण कर लेना चाहिए ।
प्रश्न 5.
ऑर्डर पत्रक का नमूना दीजिए ।
उत्तर :
ऑर्डर पत्रक का नमूना
किरण स्पोर्ट्स
सातारा रोड, पूना-411001
फोन नं. ……………………..
सुज्ञ ग्राहक मित्र,
* ऑर्डर देते समय यहाँ दर्शित विवरण ध्यानपूर्वक भरने की कृपा ।
* ऑर्डर अनुसार माल-सामग्री भेजने के पश्चात् उसमें परिवर्तन संभव नहीं है ।
(1) ग्राहक/पीढ़ी का नाम : ……………………………………………………………………
(2) पता : ………………………………………………………………………………………..
(3) ऑर्डर-दाता विभागीय अधिकारी का नाम : …………………………………………..
(4) विभागीय अधिकारी का पद तथा विभाग का नाम : ……………………………….
(5) माल-सामग्री का विवरण : ………………………………………………………………
| क्रम नं. | माल-सामग्री का प्रकार | माल-सामग्री की विशेषता | मात्रा | प्रति इकाई मूल्य |
(6) मुद्रा भुगतान का माध्यम : ………………………………………………………………….
(7) सामग्री वहन का माध्यम/परिवहन : ………………………………………………………
(8) पैकिंग सम्बन्धी जानकारी : …………………………………………………………………
(9) माल-सामग्री भेजने का समय अन्तराल : ………………………………………………….
(10) ग्राहक/अधिकारी के हस्ताक्षर : …………………………………………………………….
(11) तारीख : ………………………………………………………………………………………..
5. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दो-तीन वाक्य में दीजिए ।
प्रश्न 1.
ग्राहक द्वारा ऑर्डर पत्र में दर्शाया गया मालसामान उपलब्ध न हो तब विक्रयकर्ता को क्या करना चाहिए ?
उत्तर :
विक्रयकर्ता अधिक समय मर्यादा की माँग करेगा व ऑर्डर के अनुसार मंगाकर अथवा निर्माण करके भेजने की बात कहेगा । अथवा ऑर्डर का अंशतः पालन करेंगे अथवा दिये गये ऑर्डर के मालसामान के स्थान पर अन्य मालसामान भेज सकते है ऐसी दरखास्त की जायेगी । ऐसा पत्र लिखा जायेगा ।
प्रश्न 2.
विक्रयकर्ता को ऑर्डर मिलने के पश्चात् जो मालसामान भेजा जायेगा उसमें देरी हो तो क्या करना चाहिए ?
उत्तर :
विक्रयकर्ता द्वारा ग्राहक अथवा व्यापारी को मालसामान भेजने में देरी होने पर दिलगीरी व्यक्त करेगा तथा अधिक समय की माँग करेगा अथवा इसके बदले में अन्य मालसामान खरीदने के लिए आग्रह करेगा ।
प्रश्न 3.
ऑर्डर का अमल करते पत्रों में क्या होना चाहिए ?
उत्तर :
इस प्रश्न का उत्तर देखिए प्रश्न संख्या 2 के B का 2 प्रश्न में ।
प्रश्न 4.
ऑर्डर रद्द करने के कोई तीन कारण दीजिए ।
उत्तर :
- निश्चित समय मर्यादा में ग्राहक द्वारा माल भेजने की स्पष्ट सूचना दी थी, फिर भी माल न भेजने की स्थिति में ऑर्डर रद्द करता पत्र लिखा जाता है ।
- मालसामान का पर्याप्त जत्था था लेकिन स्टारकीपर की लापरवाही के कारण ऑर्डर दिया गया था तब ग्राहक पक्ष की ओर से ऑर्डर रद्द करना पड़ता है ।
- मंगाएँ गये माल की सीजन पूरी हो जाने पर मांग में परिवर्तन होने की स्थिति में या प्राकृतिक जोखिम की स्थिति में सम्पूर्णतः या अंशत: ऑर्डर रद्द करना पड़ता है ।
6. निम्नलिखित माहिती को ध्यान में रखकर पत्र लिखिए ।
प्रश्न 1.
राधे क्लोथ स्टोर्स, सुरत की तरफ से गर्मी की ऋतु को ध्यान में रखकर सूती कपड़ों का बड़ा जत्था मंगाने हेतु पत्र वाह वाह टेक्सटाइल्स, अहमदाबाद को लिखिए ।
उत्तर :
राधे क्लोथ स्टोर्स
पर्वत पाटीया
सुरत-1
10 मई, 2016
फोन नं. 22504050
प्रबन्धक,
वाह वाह टेक्सटाईल्स,
आश्रम रोड,
अहमदाबाद-2
विषय : सूती कपड़े मंगाने हेतु ।
श्रीमान,
आपका 30 अप्रैल, 2016 का पत्र मिला । आपके द्वारा विविध प्रकार के सूती कपड़े की बिक्री हेतु मूल्य व व्यापारिक शर्ते अनुकूल लगी । जिसके अनुसार हम आपको निम्न ऑर्डर देते है ।
| अनुक्रम | केटलोग | सूती कपड़े के प्रकार | मात्रा |
| 1 | 5 | डालर मार्का | 5000 मीटर |
| 2 | 7 | जोरजट मार्का | 10000 मीटर |
| 3 | 8 | रफ व टफ | 15000 मीटर |
| 4 | 10 | सिने मेक्स | 25000 मीटर |
आगामी गर्मी की ऋतु को ध्यान में रखते हुए उपरोक्त माल की आवश्यकता होने से 25 मई तक माल भेजने की कृपा करावें ! प्रारम्भिक भुगतान के रूप में 10,000 रुपये का ड्राफ्ट संलग्न है । शेष राशि आपके द्वारा बताये गये अनुसार 15 दिनों में चुका दिया जायेगा ।
माल-सामग्री सुन्दर, सुरक्षित पैकिंग में और हम तक समय पर पहुँचे उसका ध्यान रखावें ।
आभार ।
संलग्न : डिमाण्ड ड्राफ्ट
आपका विश्वसनीय,
Mt. Prajapati
(मुकेश प्रजापति)
मालिक
प्रश्न 2.
मजबूत ब्रिक्स कम्पनी, मोरबी को बाँधकाम ट्रेडर्स, विसनगर की ओर से एक हजार ट्रक ईंटो का ऑर्डर मिला है । इनको मिले हुए ऑर्डर के बदले में क्रेता का आभार मानकर ऑर्डर का अमल किस तरह किया है यह दर्शाता हुआ पत्र लिखिए ।
उत्तर :
मजबूत ब्रिक्स कम्पनी
स्टेशन रोड, मोरबी
12 जून, 2016
फोन नं. 27780478
प्रबन्धक,
बाँधकाम ट्रेडर्स,
कमाणा चौकड़ी,
विसनगर (उ. गुज.)
विषय : ऑर्डर का अमल करने हेतु
श्रीमान,
आपका पत्र ता. 8 जून, 2016 को प्राप्त हुआ, जिसमें आपने हमारी कम्पनी को एक हजार ट्रक ईंटों का ऑर्डर दिया है इस हेतु आपका आभार ।
आपके द्वारा जो ऑर्डर मिला है, वो काफी बड़ा ऑर्डर है । अत: हम आपका यह ऑर्डर लगभग 18 महीने में पूरा कर देंगे, जिसमें प्रति महिने 55 ट्रक, हमारे ट्रक द्वारा आपके द्वारा दर्शाये गये पते पर भेज दी जायेगी । इन ईंटों के बिल का भुगतान प्रति मास की 10 तारीख तक डिमाण्ड ड्राफ्ट 3,25,000 रु. का भिजवाने की कृपा करावें । इस पत्र के साथ ट्रक की रसीद व बिल की रकम संलग्न की है ।
आप भविष्य में ऐसे ही बड़े ऑर्डर देते रहेंगे ऐसी अपेक्षा रखते हैं ।
संलग्न : बिल की प्रति
एवं ट्रक की रसीद
आपका विश्वसनीय,
(राहुल ए. वैष्णव)
विक्रय प्रबन्धक
मजबूत ब्रिक्स कम्पनी
प्रश्न 3.
दी विन्टर कलेक्शन, कपडवंज ने रेइनकोट के लिए ऑर्डर मैसर्स पी. वी. संधु ब्रदर्स, पंजाब को दिया था, लेकिन काफी समय हो गया है फिर भी मालसामान नहीं मिला इसलिए इस ऑर्डर को रद्द करता पत्र लिखिए ।
उत्तर :
दी विन्टर कलेक्शन
एस. टी. रोड
कपडवंज-20
7 जून, 2016
फोन नं. 22257040
मैसर्स पी. वी. सन्धु ब्रदर्स,
मैन बाजार,
पंजाब-05
विषय : ऑर्डर रद्द करने हेतु ।
श्रीमान,
टेलीफोन द्वारा हुई बातचीत तारीख 10-4-2016 व इसी तारीख को लिखित पत्र द्वारा आपको 1000 रेइनकोट का जो ऑर्डर दिया था । इस पत्र में हमने 30 मई, 2016 तक मालसामान मिल जाये ऐसा अनुरोध किया था ।
आपने ऑर्डर अनुसार का माल निश्चित समय मर्यादा में नहीं भेजा है । इसके पश्चात् हमने आपको 2 जून, 2016 व 5 जून, 2016 को टेलीफोन द्वारा भी इस संदर्भ में विदित किया था । अत: इस ऑर्डर के संदर्भ में आपका प्रत्युत्तर नहीं मिला है व न मालसामान मिला । इस स्थिति में हमारे द्वारा दिया गया ऑर्डर रद्द करते है ।
इसके बाद आप यदि उपरोक्त माल भेजेंगे तो भी हम स्वीकार नहीं करेंगे ।
हम इस पत्र द्वारा 7 जून, 2016 के पत्र द्वारा दिया गया ऑर्डर विधिवत् रूप से रद्द करते है ।
आभार ।
आपका विश्वसनीय,
Tanish Jain
तनिश डी. जैन
मालिक
7. कारण सहित संक्षिप्त में समझाइए :
प्रश्न 1.
ऑर्डर देने की प्रक्रिया में चौकसी की विशेष आवश्यकता है ।
उत्तर :
छोटे या बड़े पैमाने में ऑर्डर दिया जाय तब, चौकसी रखना आवश्यक होता है । ऑर्डर देते समय के पत्रों में माल का प्रकार, जत्था, मूल्य, सुपुर्दगी / डिलिवरी तारीख और माल परिवहन की पद्धति आदि की स्पष्टता की जानी चाहिए जिससे समय और शक्ति की बचत होती है जिससे असुविधा व गैरसमझ उत्पन्न न हो ।
प्रश्न 2.
निश्चित ढाँचे के अनुसार छपे ऑर्डर पत्र के प्रयोग का प्रचलन आजकल अधिक प्रचलित बना है ।
उत्तर :
आजकल विक्रेता अधिकांश निश्चित प्रारूपानुसार छप ऑर्डरपत्रक का उपयोग करना हितकर समझत है, क्योंकि एस ऑडर पत्रक में ग्राहक को उद्देशित आवश्यक सूचनाएँ भी लिखी होती है, जिससे ऑर्डर देते समय छूट जाने की सम्भावना नहींवत् रहती है । प्रारम्भिक ऑर्डर (Trial Order) या बार-बार दिये जानेवाले ऑर्डर (Repeated Order) दोनों के लिए इस पत्रक का उपयोग हो सकता है ।
प्रश्न 3.
ऑर्डर के अमल का पत्र लिखना विक्रेता के लिए अत्यन्त आवश्यक है ।
उत्तर :
सर्वप्रथम विक्रेता अपने माल-सामग्री के प्रति ग्राहक द्वारा दिखाई गई रूचि और दिये गए ऑर्डर के बदले में आभार प्रकट करके ऑर्डर का स्वीकृति पत्र लिखना चाहिए । ऐसे पत्र लिखने से उनके मध्य दीर्घकालीन व्यापारिक सम्बन्ध स्थापित करने एवं बनाये रखने का अवसर प्रदान करते है । इसके अलावा वाणिज्यिक पत्रव्यवहार के लिए सौजन्य यह महत्त्व की बात है । इस विक्रेता के लिए ऑर्डर के अमल का पत्र लिखना जरूरी है ।
प्रश्न 4.
ऑर्डर रद्द करता पत्र एक अशोभनीय व अनिच्छनीय बात है ।
उत्तर :
सामान्यत: कोई भी व्यापारी ऑर्डर देने के बाद वह रद्द करवाना पसन्द नहीं करते क्योंकि इसके कारण व्यापारिक सम्बन्ध खराब होते है तथा प्रतिष्ठा में भी कमी आती है । फिर कई बार विशेष परिस्थितियों में दिये गए ऑर्डर रद्द करने के लिए पत्र लिखना पड़ता है जो कि अशोभनीय व अनिच्छनीय बात है ।
8. निम्नलिखित सूचना को ध्यान में रखकर विधिवत् पत्र-लेखन कीजिए :
प्रश्न 1.
त्यौहारों की मौसम को अनुलक्ष में रखकर सुपर स्टोर्स की ओर अनमोल डेरी, खेड़ा को वैविध्यपूर्ण चोकलेट्स प्रोडक्टस की बड़ी मात्रा में मँगाने का ऑर्डर-पत्र लिखिए ।
उत्तर :
सुपर स्टोर्स
टंकशाल, कालुपुर,
अहमदाबाद-1.
10 जून, 2016
फोन नं. 079-22137084
प्रबन्धक,
अनमोल डेरी
बस स्टेशन रोड,
खेडा (गुजरात)
विषय – चोकलेट्स मँगाने हेतु ।
श्रीमान्,
आपका 5 जून, 2016 का पत्र मिला । आप द्वारा विदित विविध प्रकार की चोकलेटों की बिक्री हेतु मूल्य व व्यापारिक शर्ते अनुकूल लगी, जिसके अनुसार निम्नानुसार ऑर्डर देते है ।
| अनुक्रम | केटलाग नं. | चोकलेट का प्रकार | 20 किलो |
| 1 | 2 | सुपर चोकलेट्स | 25 किलो |
| 2 | 3 | सादी चोकलेट्स | 10 किलो |
| 3 | 7 | केडबरी चोकलेट्स | 30 किलो |
| 4 | 9 | अमूल चोकलेट्स | 15 किलो |
| 5 | 12 | अमूल माझा चोकलेट्स | 20 किलो |
आगामी त्यौहारों के लिए उपरोक्त माल की आवश्यकता होने से 25 जून तक हमें भेजने की कृपा करें । प्रारम्भिक भुगतान के रूप में 4000 = 00 चार हजार रुपये का ड्राफ्ट संलग्न है । शेष राशि आपके बताये गए अनुसार तीन सप्ताह तक में चूका दिया जायेगा ।
माल-सामग्री सुन्दर, सुरक्षित पैकिंग में और हम तक समय पर पहुँचे उसका ध्यान रखने की कृपा करें ।
आभार,
संलग्न : डिमाण्ड ड्राफ्ट
आपका विश्वसनीय,
Avinash
(अविनाश शुक्ला)
मालिक
प्रश्न 2.
टेलिफोन पर हुई बातचीत अनुसार बर्तन साफ करने के लिए कुशल पाउडर के पाँच किलोग्राम के एक ऐसे 50 पेकेट्स मंगाने हेतु ऑर्डर के अमल का पत्र लिखिए ।
उत्तर :
अशोक स्टोर्स
रिलिफ रोड,
अहमदाबाद-2
10 जून, 2016
मैसर्स एम. आर. एन्टरप्राइज,
110, शायोना चेम्बर्स,
मेन बाजार,
बड़ौदा-2
श्रीमान,
टेलिफोन पर हुई बातचीत अनुसार बर्तन साफ करने के लिए 50 नंग पेकेट्स कुशल पाऊडर के लिए आपके ऑर्डर के लिए आभार ।
आपके द्वारा बताये अनुसार समस्त सूचनाएँ हमने पढ़ी है व टिप्पणी की है । हमने उपरोक्त मालसामान श्रीराम ट्रान्सपोर्ट से आज रवाना कर दिया है जो कि दो-तीन दिन में आपको मिल जायेगा । शेष भुगतान योग्य रकम 15 दिन में स्टेट बैंक ऑफ इण्डिया, रिलिफ रोड, अहमदाबाद द्वारा करना होगा ।
उच्च गुणवत्तावाला मालसामान, न्यूनतम मूल्य व समयबद्धता हमारी मुख्य विशेषता रही है । इसके कारण हमारे समक्ष बारबार ऑर्डर देंगे इसकी हमको पूर्ण आशा है ।
आभार ।
आपका विश्वसनीय
अशाक
(अशोक एच.)
साझेदार
प्रश्न 3.
बदलते मौसम को ध्यान में रखकर, मालसामग्री संग्रह करने की योग्य सुविधा के अभाव में प्लाइवुड सीट्स के बड़े थोक में मैंगाने का ऑर्डर दो हिस्सों में भेजा जाय ऐसी इच्छा काष्ठ ट्रेडिंग कम्पनी का है । इस तथ्य को ध्यान में लेते हुए एक पत्र वनश्री टिम्बर मार्ट को लिखिए ।
उत्तर :
काष्ठ ट्रेडिंग कम्पनी,
110, कबीर चेम्बर्स,
अहमदाबाद
25 मई, 2016
वनश्री टिम्बर मार्ट,
बारडोली-1
श्रीमान,
हमने आपको 5 मई, 2016 के दिन थोक में प्लाइवुड सीट्स मँगाने हेतु ऑर्डर दिया है ।
हमारे ऑर्डर में से आधा माल प्रथम दो सप्ताह के अन्दर व शेष अगले दो सप्ताह में भेजने की व्यवस्था करावे ।
वर्तमान में हमारे शो रूम व दुकान में मरम्मत कार्य व कलर काम चल रहा है तथा मौसम भी बदल रहा है, अत: हम एकसाथ थोक में हमारे गोदाम में माल नहीं रख सकते ।
हमे आशा ही नहीं बल्कि पूर्ण विश्वास है कि आप उपरोक्त निवेदन को ध्यान में रखकर व्यवस्था करने की कृपा करावें ।
आभार ।
आपका विश्वसनीय,
Chandan
(चन्दन पुरोहित)
बिक्री अधिकारी
प्रश्न 4.
शहर व आसपास के बाजारों में चौकस मार्का के पेइन्ट्स की कमी होने के कारण आपको अपने ग्राहक को वैकल्पिक उच्च कोटि का अन्य किसी मार्के का पेइन्ट्स जो सरलता से उपलब्ध है उसकी सम्पूर्ण जानकारी भेजता हुआ एवं माल-सामग्री भेजने की अनुमति के मांग का एक पत्र लिखिए ।
उत्तर :
मास्टर एण्ड सन्स
बापुनगर
अहमदाबाद-15
12 जून, 2016
श्रीराम पेइन्ट्स कम्पनी,
स्टेशन रोड,
नवसारी-1
श्रीमान,
बर्जर मार्कावाले पेइन्ट्स नंग 250 मँगाने हेतु आपका 7 जून, 2016 का पत्र मिला, इसके बदले में आपका आभार मानता है ।
उपर्युक्त विषय सम्बन्धी दुःख व्यक्त करते हुए आपको बताना पड़ रहा है कि तीन-चार बार कम्पनी का प्रत्यक्ष सम्पर्क करने के बाद भी ‘बर्जर’ मार्कावाला पेइन्ट्स हमको उत्पादक की ओर से नहीं मिला । इसके अलावा आसपास भी बाजार से मिल नहीं पाया । इसलिए आपके ऑर्डर अनुसार मालसामग्री भेजना सम्भव नहीं है । उत्पादक पक्ष भी इसके बारे में रूचि कम ले रहा है । आप हमारे स्थायी ग्राहक हैं और हम इस परिस्थिति में मैं आपको शिवम पेइन्ट्स खरीदने की सिफारिश करूँगा । स्थानीय बाजार में व अन्य बाजार में देशी बनावट का ‘शिवम् पेइन्ट्स’ पिछले 10 वर्षों से प्रतिष्ठित कम्पनियों के सामने एक महत्त्व का स्थान प्राप्त किया है । उसकी उपयोगिता व गुणवत्ता ‘बर्जर पेइन्ट्स’ जैसी ही उच्च कोटि की है व अधिक क्षमतावाला पेइन्ट्स सिद्ध हुआ है । इसके उपरान्त व्यवसाय की आकर्षक शर्ते, बट्टा भी अधिक व एक वर्ष तक की गारन्टी । तत् सम्बन्धी साहित्य हम इस पत्र के साथ भेज रहे हैं ।
आपको निश्चित समयमर्यादा में माल-सामग्री उपलब्ध ही हमारा लक्ष्य है । आपकी ओर से अनुमति मिलने के पश्चात् ही यहाँ से माल-सामग्री भेजी जायेगी ।
आभार ।
संलग्न : एक
आपका विश्वसनीय,
Alpesh Vaishnaw
(अल्पेश ए. वैष्णव)
साझेदार
प्रश्न 5.
एक पुराने ग्राहक से बहुत समय के पश्चात् प्राप्त बड़े ऑर्डर के बदले आभार मानकर आर्डर का अमल किस प्रकार से किया है ? इस बात की जानकारी देता पत्र ।
उत्तर :
सक्सेस क्लोथ स्टोर्स
सातारा रोड,
पूना-411001
5 जून, 2016
एम. आर. एन्टरप्राइज
40, श्री जी मार्केट,
अहमदाबाद-2
श्रीमान,
आपकी ओर से रंगोली प्रिन्ट साड़ी का बड़ा ऑर्डर मिला जिसके बदले में हम आनन्द का अनुभव करते हैं । आगामी त्यौहार के लिए रंगोली प्रिन्ट साड़ियों को क्रय करने हेतु जो ऑर्डर दिया है उनको हमने स्वीकार किया है ।
आप हमारे पुराने व प्रतिष्ठित ग्राहक है इसलिए इस तथ्य को ध्यान में रखकर आपको 20 जून, 2016 तक ऑर्डर अनुसार माल मिल सके इसलिए हमने हमारे पैकिंग व रवानगी विभाग को सूचना दे दी है । आपके बताये अनुसार उपरोक्त माल सौराष्ट्र पटेल ट्रान्सपोर्ट कम्पनी द्वारा भेजा जायेगा ।
हमको पूरा विश्वास है कि आपको हमारे माल से सम्पूर्ण संतोष होगा और हमको पूर्ण आशा है कि आप भविष्य में अधिक से अधिक ऑर्डर देंगे ।
आभार ।
आपका विश्वसनीय,
Tirth Jain
तीर्थ ए. जैन
प्रबन्धक
प्रश्न 6.
प्रिन्टेड मशीन में आयी त्रुटि के कारण पब्लिशर्स की ओर से पुस्तकों की प्रिन्टिंग कार्य समय पर पूरा न हो सके ऐसी स्थिति . में आकर्षक मुद्रणालय से सामान की रवानगी में 10 दिन का अधिक समय याचना करता पत्र लिखिए ।
उत्तर :
आकर्षक मुद्रणालय,
स्टेशन रोड,
सुरत-2
10 अप्रैल, 2016
अशोक पब्लिशर्स,
नवरंगपुरा,
अहमदाबाद-9
श्रीमान,
आपका 2 अप्रैल, 2016 का 205 नम्बर का ऑर्डर हमें मिला जिसके बदले में हम आनन्द का अनुभव करते हैं तथा हम आपका आभार मानते हैं । आपके द्वारा दिया गया पुस्तकों का ऑर्डर 25 अप्रैल, 2016 तक भेजने का आग्रह किया था । लेकिन हम आपके ऑर्डर का अमल करने के लिए अतिरिक्त 10 दिन का समय की याचना कर रहे हैं ।
हमारी प्रिन्टिंग मशीन में त्रुटि आने से समस्या आ गई थी जिससे पुस्तकों के प्रिन्टिंग कार्य में देरी हुई है । अब प्रिन्टिंग मशीन ठीक हो गई है व रात-दिन कार्य चालू है । अत: हम आपको 5 मई, 2016 तक ऑर्डर अनुसार पुस्तकें रवाना कर देंगे ।
माल की डिलीवरी (सुपुर्दगी) से आपको असुविधा होगी, यह हम समझ सकते हैं । हमारी प्रिन्टिंग मशीन में त्रुटि आने से हम लाचार है । अतः आप समय में 10 दिन की वृद्धि कर देंगे तो हम आपकी बहुत बड़ी मेहरबानी समझेंगे ।
आप उपरोक्त सूचन को स्वीकार करेंगे, ऐसी हम आशा रखते है ।
आभार ।
आपका विश्वसनीय,
पुष्कर
(पुष्कर एस.)
साझेदार
प्रश्न 7.
ड्राय फ्रुट्स के आकर्षक पैकिंगवाले 150 डिब्बे तुरन्त भेजने के ऑर्डर को आपने अत्यन्त कठिनाई पश्चात् पालन कर पाये हैं, इस प्रकार ऑर्डर के अमल का पत्र लिखिए ।
उत्तर :
पायल ड्राय फ्रुट्स
चाँदनी चोक,
नई दिल्ली-2
5 मई, 2016
फोन नं. (011) 252 772545
सुपर प्रोविजन स्टोर्स,
रिलिफ रोड, रिलिफ सिनेमा के पास,
अहमदाबाद-1
श्रीमान,
आपका 28 अप्रैल, 2016 का ड्राय फ्रुट्स के आकर्षक पैकिंगवाले डिब्बों का ऑर्डर मिला, हमारे उत्पादन में रूचि के उपलक्ष में आपका आभार व्यक्त करते हैं ।
आपने उपरोक्त डिब्बों की डिलीवरी 10 दिन में करने का आग्रह किया था । लेकिन ट्रान्सपोर्टो की हड़ताल होने से माल की डिलीवरी करना मुश्किल लग रहा था । इसलिए हमने विशेष प्रयत्न करके आपके ऑर्डर अनुसार ड्राय फ्रुट्स के आकर्षक पैकिंगवाले 150 डिब्बों की डिलीवरी आज के दिन रेलवे के माध्यम से की है । जो कि आपको तीन-चार दिन में मिल जायेगा । इसके साथ बीजक भेज रहे है ।
माल की डिलीवरी के बारे में रेलवे रसीद व अन्य जरूरी दस्तावेज आपके बताये अनुसार भारतीय स्टेट बैंक, रिलिफ रोड, अहमदाबाद शाखा पर भेज दी है । अत: आप आवश्यक भुगतान करके प्राप्त कर ले ।
भविष्य में अपने व्यापारिक सम्बन्ध मजबूत बने ऐसी अपेक्षा रखते है । आपको माल मिल जाने पर सूचित करावे ।
आभार ।
संलग्न : बीजक
आपका विश्वसनीय,
औरणमार, पटेल
(मोहनभाई पटेल)
साझेदार